Dit oordeelde het Gerechtshof ’s-Hertogenbosch op 3 juli jl. Hoe heeft het Hof tot deze uitspraak kunnen komen en hoe kunnen werkgevers dit voorkomen?
De feiten
Werknemer is van 5 oktober 2009 tot en met 31 augustus 2010 als cv-monteur in dienst bij het bedrijf van de werkgever. Op de arbeidsovereenkomst is een reiskostenvergoedingsregeling van toepassing. Gedurende het dienstverband van elf maanden is aan de werknemer een reiskostenvergoeding uitbetaald van in totaal € 4.828,60. Aan het einde van het dienstverband vordert de werkgever dit bedrag terug. De werkgever is van mening dat het bedrag onverschuldigd is betaald, nu feitelijk vaststaat dat werknemer altijd met een collega is meegereden en deze reiskosten niet heeft gemaakt.
Het oordeel
De kantonrechter wijst de vordering van de werkgever toe. Het gaat namelijk om een onkosten vergoeding en nu deze kosten niet gemaakt zijn hoeven deze ook niet vergoed te worden.
Het Hof oordeelt echter anders. Het Hof geeft aan dat om te bepalen of de werknemer recht heeft op een reiskostenvergoeding, afhangt van hetgeen partijen ter zake hebben afgesproken. Uit de tekst van de arbeidsovereenkomst volgt niet dat werknemer geen recht heeft op een reiskostenvergoeding indien hij met een collega meerijdt. Daarnaast was het voor de werknemer een belangrijke arbeidsvoorwaarde, aangezien hij behoorlijk wat kilometers van zijn werkplek woonachtig was. Overigens schijnt de werknemer wel een kleine bijdrage betaald te hebben aan de collega met wie hij meereed. Omdat de werknemer ook elke maand zijn reiskosten kreeg uitbetaald, concludeert het Hof dat het kennelijk de bedoeling van partijen is geweest dat werknemer deze vergoeding kreeg. De werknemer hoeft de reiskostenvergoeding derhalve niet terug te betalen.
Het advies
Indien het reiskostenbeding in de arbeidsovereenkomst anders zou zijn geformuleerd, was de kans groot geweest dat deze vordering ook door het Hof zou zijn toegewezen. Van belang is dan ook dat in het reiskostenbeding wordt aangegeven dat deze kosten enkel worden vergoed indien de werknemer deze kosten daadwerkelijk maakt. Dit kan onder andere door de werknemer maandelijks een kilometerdeclaratie te laten overleggen. Tevens kan opgenomen worden dat deze kosten uitdrukkelijk niet gemaakt worden indien er met een collega wordt meegereden, dan wel dat er dan sprake is van een vergoeding van 25%.